La gestion du temps est cruciale pour être organisée et performant dans n’importe quel emploi, il ne faut donc pas s’étonner si un interviewer, durant un entretien d’embauche, demande : « Comment établissez-vous les priorités de votre travail ? »

Ce que l’employeur cherche à savoir en posant la question « Comment établissez-vous des priorités dans votre travail », c’est si vous savez faire la différence entre « l’urgent » et « l’important ». Les termes présentent des nuances. Une bonne réponse répond à la nécessité de faire la distinction entre les deux ».

La méthode GTD

Il est impossible de hiérarchiser vos tâches si elles vous trottent dans la tête. Commencez par tout noter et organiser sur une liste de référence. Considérez cela comme un « vidage » de cerveau. Vous devez faire sortir de votre tête tout ce qui attire votre attention et le mettre dans un document.

La méthode « Get Things Done » (GTD) de David Allen se présente comme un excellent moyen d’y parvenir. Il s’agit d’un processus en cinq étapes.

L’outil que vous utilisez pour stocker ces tâches n’a pas d’importance. Il doit tout simplement être accessible et facile à mettre à jour.

Une fois que vous aurez créé votre liste de référence, vous remarquerez rapidement que différentes tâches méritent différents niveaux d’attention. Vous avez les tâches qui doivent être effectuées aujourd’hui. Les projets sur lesquels il faut travailler cette semaine ou ce mois-ci. Et les objectifs à long terme qui vous donnent le sentiment d’être accompli et de pouvoir agir.

Commencez alors à classer les tâches par ordre de priorité en fonction d’objectifs mensuels, hebdomadaires et quotidiens comme le souligne le site www.legiculture.fr. Votre liste mensuelle dépend de votre liste maîtresse. Votre liste hebdomadaire se présente comme prolongement de votre liste mensuelle. Et ainsi de suite. De cette façon, vos priorités quotidiennes s’ajustent par rapport à vos objectifs plus importants. Bien qu’elle puisse sembler être une stratégie de gestion du temps immédiate, la fixation des impératifs se révèle essentielle pour atteindre les buts à long terme. Comprendre ce sur quoi vous travaillez réellement, par exemple une mutation, un changement de carrière ou une progression de grade, vous facilite l’identification des missions les plus significatives pour parvenir à ces résultats futurs.

Cette méthode de priorisation permet également de lutter contre le biais d’achèvement. L’individu a tendance à se concentrer sur l’achèvement de petites tâches plutôt que de travailler sur des ouvrages plus vastes et plus complexes.

Lorsque vos objectifs quotidiens découlent d’une liste plus longue, vous pouvez vous assurer que vous œuvrez toujours sur des choses significatives.

Que vous soyez un fan des listes de tâches ou que vous ne juriez que par les feuilles de calcul, soyez précis sur la manière dont vous gérez votre charge de travail quotidienne. Votre employeur potentiel veut savoir s’il peut compter sur vous pour faire son travail sans que quelqu’un ne se mette au-dessus de votre épaule.

Chacun a une méthode différente pour gérer sa charge de travail, peu importe que la vôtre soit ennuyeuse ou même un peu excentrique. L’essentiel est d’être aussi détaillé et complet que possible. Les employeurs potentiels veulent savoir que vous êtes organisé et que vous réfléchissez sérieusement à votre routine quotidienne.

Soyez franc avec vous-même concernant le temps de chaque projet et gardez dans votre collimateur la finalité.

Établir des échéances pour déterminer les tâches les plus urgentes

La liste des tâches doit indiquer clairement les délais. Cette information vous aidera à identifier les directions les plus urgentes et à planifier les autres tâches suivant les échéances dans le futur.

Il est aussi nécessaire de fixer des délais, même quand ils ne sont pas formellement requis ; sinon, des tâches importantes continueront à être reportées au seul motif qu’elles présentent un caractère non urgent (cette stratégie se révèle également intéressante pour accroître la compétitivité et limiter la procrastination).

Prioriser les missions selon leur importance et leur urgence.

Dans son livre de l’année 89, The Seven Habits of Highly Effective People, l’auteur Stephen Covey propose de faire un inventaire des missions (puis de les hiérarchiser) en fonction de leur niveau de gravité et de leur caractère impératif :

  • Urgentes et primordiales : ces tâches constituent une priorité.

  • Importantes, mais pas urgentes : Consacrez un créneau sur votre calendrier pour les réaliser ces tâches sans contretemps.

  • Pressant, mais pas critique : confiez-les à d’autres personnes qui peuvent les traiter.

  • Ni urgent ni majeur : Supprimez de votre journée ces travaux consommateurs de temps.

La stratégie « Tâches principales »

La méthodologie des « Tâches les plus importantes » représente une autre façon de veiller à la hiérarchisation des tâches majeures — même en cas de demandes répétées des parties prenantes ou de recommandations ad hoc « pressantes ». Cette technique prévoit notamment un inventaire de seulement trois missions à accomplir en une journée. Ces dernières doivent être retenues en raison de leur envergure plutôt que de leur caractère impératif. Pour déterminer ces tâches, il faut s’interroger le but : quelles tâches influenceront le plus le dénouement ultime ? Que puis-je faire maintenant pour me rapprocher de cet enjeu ?

Après avoir défini tous ces procédés, vous devez les respecter à la lettre. Il est donc essentiel également d’entamer un travail sur soi.