Publié le : 04 décembre 20206 mins de lecture
Êtes-vous dans le secteur des services ? Fournissez-vous l’installation, la maintenance préventive, le support, l’assistance ou le service après-vente ? Il est évident que l’utilisation des outils d’organisation des interventions permet d’augmenter la productivité et de gérer les activités de vos techniciens de maintenance. C’est plus qu’un simple moyen d’améliorer votre service.
C’est l’âge de la dématérialisation, tant dans les affaires que dans les activités quotidiennes : on poursuit un rêve sans papier. La numérisation de la gestion de vos opérations sur le terrain est une grande étape pour l’optimisation de votre entreprise et vous ne le regretterez pas ! Et qui sait, peut-être qu’à la fin de cet article, vous aurez trouvé le logiciel de service sur site adapté à vos besoins.
Qui utilise un rapport d’intervention ?
Les rapports d’intervention concernent de nombreuses entreprises ; en fait, toutes les activités de l’industrie des services nécessitant l’intervention de techniciens mobiles.
En effet, il est utilisé par des sociétés de services effectuant des opérations de maintenance, de réparation ou d’installation dans des domaines tels que :
– climatisation
– réfrigération
– télécoms
– aménagement paysager
– plomberie
– électricité
– la livraison de matériel pour l’industrie de la construction
– gestion des installations (gestion du courrier, entretien des bâtiments, contrôle de sécurité ou nettoyage)
– maintenance informatique, etc.
Les utilisateurs sont principalement sur le terrain : il peut s’agir de techniciens, de responsables de services sur le terrain, d’auditeurs, d’inspecteurs ou de chauffeurs/livreurs d’équipements. D’autres utilisateurs potentiels pourraient provenir des services administratifs, comptables ou RH de l’entreprise intervenante, en interne ou en sous-traitance, et des clients.
Vous pouvez trouver l’un des meilleurs outils d’organisation des interventions de techniciens sur www.yuman.io.
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Quelles sont les principales étapes d’un processus de rapport d’intervention ?
Il y a 3 étapes principales dans le cycle de vie d’un rapport d’intervention :
1. En amont : le responsable en charge de la planification et de l’ordonnancement des interventions partage les informations du client et la mission de l’équipe d’intervention.
Le rapport doit contenir :
– le lieu : le lieu exact de l’intervention
– les informations du client
– le mode d’accès : Digi code, accès sous-sol, etc.
– la date et le lieu du rendez-vous
– la description de l’intervention : mission, contraintes spécifiques
– le type d’équipement nécessaire sur site par le technicien de service sur le terrain
– pièces jointes : plan du site, diagrammes
– historique client : interventions précédentes et résultats
2. Lors de l’intervention : le rapport est ensuite utilisé par le technicien ou le chef d’équipe pour partager des informations sur les travaux réellement réalisés, la gestion du temps, les anomalies, les matériaux utilisés, les commentaires pour l’avenir. Le document est signé par le client, qui valide ainsi l’intervention et éventuellement ajoute ses remarques.
Il faut donc :
indiquer avec précision les heures de début et de fin, partager des informations sur l’état de l’intervention par rapport au calendrier initial (en cours, à poursuivre, abandonné), prendre des photos illustrant le travail effectué, indiquer la quantité de matériaux et de ressources effectivement utilisés et recueillir la signature du client.
3. Après : une fois le rapport transmis à l’entreprise prestataire, le service comptable établit la facture et les fiches de paie des travailleurs concernés. Cette phase implique non seulement les activités de back office, mais aussi le client lui-même.
En effet, les commentaires des clients peuvent être saisis dans le logiciel de l’entreprise à des fins de CRM (Gestion de la Relation Client). Enfin, le rapport est stocké dans le système informatique ou imprimé et archivé.
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Pourquoi utiliser un rapport d’intervention ?
1. Pour l’équipe d’intervention :
– centraliser les détails du service (client, coordonnées, heure, lieu, date)
– accéder aux informations sur les dernières opérations en cas d’interventions multiples
– tenir un compte détaillé des heures travaillées
– être supervisé et recevoir du soutien
– obtenir une validation de leur travail grâce à la signature du client
2. Pour l’entreprise/le directeur commercial intervenant :
– garder un historique des services fournis
– communiquer le calendrier du rendez-vous avec le client
– se protéger en cas de litige avec le client
– émettre une facture
– calculer le temps de travail des équipes
– ajuster les estimations du coût de l’intervention
– gérer la gestion de la relation client avec plus de confiance
– encourager les équipes à être attentives aux détails, à travailler de manière transparente et équitable, de manière indépendante, mais avec supervision
– améliorer la mobilité de l’entreprise
3. Pour le client :
– conserver un historique des services reçus,
– trouver plus facilement les coordonnées de la société de service après-vente, pour la maintenance et le service après-vente,
– avoir confiance dans le professionnalisme de l’organisation de service,
– pouvoir ajouter des observations et un avis sur la qualité du travail,
– mieux comprendre la facturation.
Une révolution dans le monde des sociétés de services sur le terrain
La gestion de la maintenance via une application cloud, notamment la gestion des plannings d’intervention des techniciens, vous aide à la fois dans le suivi de la production et dans l’optimisation des ressources, des effectifs et des actifs informatiques.
Cet investissement impactera tellement votre efficacité que vous remarquerez une nette réduction des coûts de main-d’œuvre et de matériaux et une augmentation des bénéfices.
La dématérialisation des formulaires d’intervention soulage également vos techniciens qui voient une tâche laborieuse et simplifiée, améliorant la qualité de leur travail et leur bien-être.
La satisfaction des utilisateurs sera la preuve de votre professionnalisme et de l’expertise de vos équipes. Que demander de plus pour prendre cette décision ?