Lorsqu’un litige survient, plusieurs solutions s’offrent à vous. Avant de déployer tout son arsenal, la résolution à l’amiable est généralement l’une des premières façons de mettre un terme au litige. Cette tentative de résolution du litige peut se traduire par la lettre de réclamation. Il s’agit d’un courrier formel s’inscrivant dans un cadre juridique qui permet d’éviter un procès. Elle incite la partie adverse à remplir ses obligations vis-à-vis de la personne émettrice. La non prise en compte de ce document entraine des conséquences juridiques. Sa réalisation respecte une certaine structure et il y a un comportement à adopter lorsqu’on en est le destinataire. www.litige.fr propose une définition claire du concept.

Qu’est-ce que c’est ?

Le code civil, dans son article 1344, définit la lettre de réclamation comme un « acte par lequel un créancier demande à son débiteur d’exécuter ses obligations ». Cette lettre de réclamation est donc envoyée en cas de litige. Qu’il s’agisse de litiges locatifs, d’un remboursement, de loyers impayés ou encore du non respect des obligations d’un contrat. De même, cette injonction peut être adressée à une personne physique ou morale. Il peut être envoyé par le créancier lui-même, un avocat, un huissier de justice ou encore une entreprise de résolution de litige mandaté par le créancier. Quel que soit l’expéditeur, le document à la même valeur. Elle peut revêtir plusieurs formes : lettre simple, envoi de mail, lettre recommandée avec accusé de réception (LRAR), citation en justice, etc.
Comme exprimé dans la définition du code civil, l’objectif visé par l’envoi de cette lettre de réclamation est de contraindre une personne à respecter ses obligations, quelles qu’elles soient. Ceci dans un délai bien défini, faute de quoi le créancier se tournera vers la justice pour obtenir gain de cause. Cette forme de résolution de conflits est une étape primordiale aux poursuites judiciaires. Un des principaux avantages de l’envoi d’une lettre en recommandé est qu’elle représente la preuve d’une tentative de résolution amiable et s’inscrit dans le cadre du respect du code de la procédure civile. Toutefois, ce document reste un simple document si elle ne contient pas les obligations légales qu’il faut.

La réalisation d’une lettre de réclamation

La lettre en demeure est un document qui, pour avoir valeur légale, doit contenir certaines mentions obligatoires. Il s’agit entre autres :

  • De la date de rédaction
  • Des coordonnées du destinataire
  • Des coordonnées de l’expéditeur
  • De la mention de l’expression mise en demeure : elle est très importante, car elle vous permettra d’intenter une action en justice en cas de non-réponse
  • D’un résumé du litige : il faut être bref, concis et clair
  • De l’obligation du débiteur de s’exécuter
  • D’un délai pour régler le litige : il va généralement de 8 à 15 jours. Ceci permet au destinataire d’avoir suffisamment de temps pour répondre
  • La signature de l’expéditeur

Lorsque l’une des mentions ci-dessus est absente, la lettre sera jugée nulle et peut être remise en cause par la partie adverse.

Les effets d’une lettre de réclamation

Recevoir une lettre de réclamation ne produit aucune obligation pour le débiteur. Elle ne le contraint pas légalement à remplir ses obligations, mais l’interpelle sur le sujet. C’est une manière de le prévenir que si (il/elle) ne s’acquitte pas de ses obligations contractuelles (impayés, litiges locatifs, etc.), il/elle sera poursuivi(e). Les effets juridiques de cette action ne sont pas à négliger. Dans le cas d’un recouvrement de dette, des dommages et intérêts peuvent être appliqués, augmentant ainsi la dette initiale. La lettre peut aussi conduire à l’annulation du contrat, à la suspension des obligations du créancier, au transfert des risques (dans le cadre d’un transport de marchandise par exemple), etc.
Habituellement, cette tentative de règlement amiable débloque souvent la situation, mais dans le cas contraire, une procédure judiciaire peut être engagée. Il faudra alors prouver l’envoi et la réception du courrier, d’où l’intérêt d’envoyer une lettre avec accusée de réception. Elle peut être effectuée par courrier postal (le plus conseillé) ou via email. L’envoi par email est valable que si elle est réalisée par un service qualifié. La remise en maison propre est à éviter, car l’action doit garder son côté officiel et légal.

Débiteur : comment réagir à la réception d’une lettre qui vous met en demeure ?

Vous allez consulter votre boite à lettres et vous tombez sur une lettre de réclamation ? Pas de panique, elle peut être erronée ou encore sans aucune valeur légale. Eh oui, vous pouvez recevoir une interpellation non officielle. C’est pour cela, il importe de bien comprendre la notion de cette forme de résolution de conflits, ses risques, ses objectifs, mais aussi ses failles.
Le premier réflexe est d’identifier l’expéditeur. Selon que ce soit un particulier ou un mandataire, vous pouvez vous faire une idée des intentions de votre créancier. Dans le premier cas, il s’agit d’une démarche pour vous apeurer et vous faire pression d’une façon ordinaire. Si l’auteur de la lettre est un mandataire (avocat, service spécialisé, agence, etc.), l’injonction est alors à prendre beaucoup plus au sérieux, car, il peut conduire à une comparution devant un juge en cas de non-réaction. Quelle que soit la situation, le comportement à adopter est relativement le même : dialoguer. Ceci permet d’éviter la procédure judiciaire et de désamorcer la situation au plus tôt. Par ailleurs, notez qu’il existe de nombreuses options pour régler un conflit amiable : négociation, médiation, arbitrage, etc.
Si après avoir pris connaissance de la lettre, vous constatez que les faits, tels que dénoncés, ne sont pas en conformité avec la réalité, il vous faut le signaler au plus vite. Ainsi, la situation pourrait tourner en votre avantage et vous pourrez même recevoir des dommages et intérêts pour procédures abusives. Par contre, si vous reconnaissez l’exactitude des faits, il convient de vous soumettre aux demandes ou de procéder à une négociation afin d’éviter les affres d’un procès en justice. Vous pouvez aussi ne pas réagir au courrier, mais cela n’est pas sans conséquence.
N’oubliez surtout pas le délai de mise en conformité. Il vous indique de combien de temps vous disposez pour vous mettre en règle. Il n’y a pas de délai standard, il varie selon les situations et du créancier. Néanmoins, comme dit un peu plus haut, il est de 8 jours au moins.

Peut-on contester une lettre de réclamation ?

Comme susmentionné, il est possible de contester une lettre d’interpellation. Si nous avons vu que la contestation peut survenir lorsque les faits dénoncés ne sont pas exacts, il existe d’autres motifs qui peuvent rendre une telle démarche nulle et sans valeur juridique notamment l’absence d’une des mentions obligatoires. Les informations contenues à l’intérieur du courrier doivent aussi être claires et précises. Dans le cas contraire, une contestation peut avoir lieu. Une fois la contestation identifiée, il vous faut répondre au créancier par lettre recommandée avec accusée de réception. Précisez bien les raisons de votre contestation tout en donnant le plus de détails possible.